كيفية إملاء المستندات في Microsoft Word باستخدام الكتابة بالصوت

إن الكلمات التي نرغب في التمسك بها أكثر من غيرها هي دائمًا الأسرع في التلاشي. فقبل أن تتمكن من تنظيم أفكارك، وقبل أن تبدأ في الكتابة، تكون النقطة التالية قد اختفت بالفعل.

عندما تحاول الاستماع والكتابة في نفس الوقت، فإن عقلك لا يقوم بالأمرين معًا حقًا، بل يتنقل بينهما، ويتصارع على نفس المورد المحدود من الانتباه.

كلما حاولت بجهد أكبر التقاط كل كلمة، قل استيعابك الفعلي لما يقال.

في محادثة مهمة، أو في سنوات التعلم، أو في حياتنا القصيرة والمتسارعة، كم عدد الكلمات التي تقال مرة واحدة فقط وسنستمر في فقدانها؟

الحل الأفضل هو رفع عبء الكتابة عن كاهلك تمامًا. يحتوي Microsoft Word على ميزة مدمجة للإدخال الصوتي تتيح لك التركيز على الاستماع والتفكير، بينما يتولى هو مهمة الكتابة.

سيرشدك هذا الدليل عبر خطوات استخدام ميزة تحويل الكلام إلى نص في Word، بحيث يصبح ما تسمعه أذناك هو ما يحفظه مستندك.

لماذا تستخدم ميزة تحويل الكلام إلى نص في Word

قبل أن نتعمق في الخطوات، دعنا نستكشف فوائد استخدام ميزة تحويل الكلام إلى نص في Word:

• كتابة دون استخدام اليدين: مثالية للأشخاص الذين يعانون من قيود جسدية أو أي شخص يفضل التحدث على الكتابة.
• تحسين الإنتاجية: دون أفكارك بسرعة دون الحاجة للكتابة، وهي مثالية لكتابة المستندات الطويلة.
• تعدد المهام: أملِ أفكارك أثناء العمل على مهام أخرى، مما يزيد من الكفاءة.
• الأوامر الصوتية: يمكنك التحكم في علامات الترقيم والتنسيق والتنقل بصوتك فقط.

الطريقة الأولى: استخدام ميزة الإملاء المدمجة في Microsoft Word

الطريقة الأكثر مباشرة للكتابة بالصوت في Word هي استخدام Dictate (الإملاء)، وهي أداة Microsoft المدمجة لتحويل الكلام إلى نص. تذكر Microsoft أن ميزة Dictate تعمل مع ميكروفون واتصال إنترنت موثوق، وزر Dictate متاح عند تسجيل الدخول إلى Microsoft 365 على جهاز يدعم الميكروفون. ينطبق نفس سير العمل الأساسي في Word لـ Microsoft 365 على Windows، وWord لـ Microsoft 365 لـ Mac، وWord للويب.

كيفية استخدام ميزة الإملاء في Word

1. افتح مستندًا جديدًا أو موجودًا في Word.
2. انتقل إلى علامة التبويب Home (الصفحة الرئيسية).
3. انقر فوق Dictate (إملاء).
4. انتظر حتى يضيء زر Dictate ويبدأ في الاستماع.
5. ابدأ التحدث، وستظهر كلماتك على الصفحة كنص.
6. عند الانتهاء، انقر فوق Dictate مرة أخرى للتوقف.

إذا كنت تفضل العمل في المتصفح، فإن Word للويب يستخدم نفس الخطوات الأساسية. افتح مستندًا في Word للويب، وانتقل إلى Home، وانقر فوق Dictate، وانتظر حتى يبدأ Word في الاستماع، ثم ابدأ في التحدث. هذا يجعل إصدار الويب سهل الاستخدام إذا كنت تخزن ملفاتك بالفعل في OneDrive وتريد العمل من المتصفح بدلاً من تطبيق سطح المكتب.

استخدام الأوامر الصوتية مع ميزة الإملاء

تقوم ميزة Dictate بما هو أكثر من مجرد تحويل الكلام إلى نص عادي. تدعم Microsoft أيضًا الأوامر المنطوقة لعلامات الترقيم والتحرير والتنقل والتنسيق. على سبيل المثال، يمكنك قول "period" أو "full stop" لإدراج نقطة، و**"comma"** لإدراج فاصلة، و**"new line"** للانتقال إلى السطر التالي. يمكنك أيضًا استخدام أوامر مثل "delete that"، و**"undo"، و"select that"**، وأوامر التنسيق مثل "bold"، أو "italicize"، أو "create bullet list". وهذا يجعل Dictate مفيدًا ليس فقط للصياغة، ولكن أيضًا لتنقيح النص وتنسيقه أثناء العمل.

الطريقة الثانية: استخدام أداة النسخ (Transcribe) المدمجة في Word

إذا كان لديك تسجيل بالفعل، فإن Dictate ليس دائمًا الأداة الأفضل، لأنها مصممة لمدخلات الصوت المباشرة. في هذه الحالة، تعد ميزة Transcribe (النسخ) من Microsoft الخيار المدمج الأفضل. توضح Microsoft أن ميزة Transcribe يمكنها إما تسجيل الصوت مباشرة في Word ونسخه في الخلفية، أو السماح لك بتحميل ملف مسجل مسبقًا وتحويله إلى نص.

كيفية تحميل الصوت ونسخه في Word

1. قم بتسجيل الدخول إلى Microsoft 365 في متصفح Microsoft Edge أو Chrome.
2. افتح Word وانتقل إلى Home > Dictate > Transcribe.
3. في جزء النسخ، حدد Upload audio (تحميل صوت).
4. اختر ملفك. تشير Microsoft إلى أن ميزة Transcribe تدعم حاليًا تنسيقات .wav و .mp4 و .m4a و .mp3.
5. اترك جزء النسخ مفتوحًا أثناء قيام Word بمعالجة الملف.
6. عندما يكون النص المنسوخ جاهزًا، راجعه في الجزء المخصص.
7. أضف النص الكامل أو أقسامًا محددة منه إلى مستندك.

تقول Microsoft أيضًا أن الملف الذي تم تحميله أو تسجيله يتم تخزينه في مجلد Transcribed Files في OneDrive، ويظل النص المنسوخ مرفقًا بالمستند ما لم تقم بإزالته. يمكنك تحرير أقسام النص، وإعادة تسمية المتحدثين، وإدراج النص الكامل أو أجزاء محددة فقط في المستند. تسمح Microsoft حاليًا لمشتركي Microsoft 365 بنسخ ما يصل إلى 300 دقيقة من الصوت المحمل شهريًا.

الطريقة الثالثة: استخدام الكتابة بالصوت في Windows

إذا كنت لا ترغب في استخدام محرك الإملاء المدمج في Word، فإن Windows يوفر طريقًا آخر. تعمل ميزة Voice typing (الكتابة بالصوت) من Microsoft عبر حقول النص في Windows 10 وWindows 11، لذا إذا كان مؤشر الماوس داخل مستند Word، يمكن لـ Windows الكتابة في Word نيابة عنك حتى لو كنت لا تستخدم زر Dictate الخاص بـ Word. تقول Microsoft أن هذه الميزة تستخدم التعرف على الكلام عبر الإنترنت المدعوم بخدمات Azure Speech.

كيفية استخدام الكتابة بالصوت في Windows داخل Word

1. افتح مستند Word وضع مؤشر الماوس حيث تريد أن يظهر النص.
2. تأكد من اتصالك بالإنترنت ومن أن الميكروفون يعمل.
3. اضغط على مفتاح Windows + H على لوحة المفاتيح.
4. انتظر ظهور رسالة "Listening..." (جاري الاستماع) قبل البدء في التحدث.
5. تحدث بوضوح، وسيقوم Windows بالكتابة في حقل النص النشط في Word.
6. للتوقف، قل "Stop listening" أو انقر فوق زر الميكروفون في قائمة الكتابة بالصوت.

يدعم Windows أيضًا الأوامر الصوتية أثناء الإملاء. تشير Microsoft بشكل خاص إلى أوامر مثل "delete that" و**"select that"**، وهي تدعم تبديل لغات الكتابة بالصوت عن طريق تغيير لغة الإدخال الحالية. وهذا يجعلها بديلاً جيدًا إذا كنت تفضل العمل على مستوى نظام التشغيل بدلاً من الاعتماد على أداة الكلام الخاصة بـ Word.

الطريقة الرابعة: استخدام أدوات خارجية

إذا كانت نقطة البداية هي تسجيل صوتي بدلاً من الإملاء المباشر، فقد تكون أداة النسخ الخارجية أكثر عملية من التحدث مباشرة في Word. تعد Fish Audio أحد الأمثلة على ذلك. تعتمد خدمة تحويل الكلام إلى نص الخاصة بها على تحميل ملفات صوتية والحصول على نص مكتوب، لذا فهي الأنسب عندما تريد تحويل اجتماع أو مقابلة أو محاضرة أو بودكاست إلى نص قابل للتحرير لـ Word. تذكر Fish Audio أن ميزة التعرف على الكلام لديها تدعم الإنجليزية، والماندارين، والكانتونية، واليابانية، والكورية، ويمكنها التعامل مع الصوت متعدد اللغات مع تبديل اللغات تلقائيًا (code-switching). كما تذكر أن الأداة مصممة للملفات الصوتية الطويلة وتدعم التنسيقات الرئيسية بما في ذلك MP3 و WAV و FLAC و M4A و OGG.

كيفية استخدام Fish Audio لسير عمل Word

1. انتقل إلى Fish Audio وسجل الدخول إلى حسابك.
2. في لوحة التحكم الخاصة بك، انقر فوق Speech to Text.
3. قم بتحميل ملفك الصوتي. يدرج دليل الويب الخاص بـ Fish Audio تنسيقات MP3 و WAV و M4A بشكل خاص في خطوات البدء السريع.
4. انقر فوق Transcribe.
5. عندما يكون النص جاهزًا، انسخ النص.
6. الصقه في مستند Word الخاص بك وقم بتحريره هناك.

تصف Fish Audio هذا بأنه سير عمل نسخ يعتمد على التحميل أولاً، وليس زر ميكروفون مباشر داخل Word. بعبارة أخرى، هو الأفضل لتحويل الصوت المسجل إلى نص أولاً، ثم نقل ذلك النص إلى Word للتنظيف والتنسيق والتحرير النهائي.

الخاتمة

إذا كنت تريد التحدث ورؤية النص يظهر على الفور داخل المستند، فإن ميزة Dictate المدمجة في Word هي الخيار الأكثر مباشرة. وإذا كان لديك تسجيل بالفعل وتريد البقاء داخل منظومة Microsoft، فإن ميزة Transcribe في Word هي سير العمل المدمج الأفضل. أما إذا كنت تعمل مع تسجيلات أطول وتريد أداة نسخ تعتمد على التحميل، فإن Fish Audio تعد خيارًا أكثر ملاءمة.