Dokumente in Microsoft Word mittels Spracheingabe diktieren

Die Worte, die wir am liebsten festhalten würden, sind oft die, die uns am schnellsten entgleiten. Bevor man seine Gedanken ordnen kann, bevor man überhaupt mit dem Tippen beginnt, ist der nächste Punkt schon wieder vergessen.

Wenn Sie versuchen, gleichzeitig zuzuhören und zu tippen, leistet Ihr Gehirn nicht wirklich beides. Es schaltet ständig zwischen beiden Aufgaben hin und her und kämpft um dasselbe begrenzte Reservoir an Aufmerksamkeit.

Je mehr Sie versuchen, jedes Wort einzufangen, desto weniger verstehen Sie tatsächlich.

In wichtigen Gesprächen, in den Jahren des Lernens, in unserem kurzen und hektischen Leben – wie viele Worte, die nur ein einziges Mal gesagt wurden, werden uns wohl entgehen?

Die beste Lösung ist, das Tippen komplett abzugeben. Microsoft Word verfügt über eine integrierte Spracheingabe, mit der Sie sich ganz auf das Zuhören und Nachdenken konzentrieren können, während das Programm das Schreiben übernimmt.

Diese Anleitung führt Sie durch die Verwendung von Sprache-zu-Text in Word, damit das, was Ihre Ohren hören, zu dem wird, was Ihr Dokument bewahrt.

Warum Sprache-zu-Text in Word verwenden?

Bevor wir zu den Schritten kommen, schauen wir uns an, warum die Sprache-zu-Text-Funktion in Word so vorteilhaft sein kann:

• Freihändiges Schreiben: Ideal für Menschen mit körperlichen Einschränkungen oder für alle, die das Sprechen dem Tippen vorziehen.
• Gesteigerte Produktivität: Bringen Sie Ihre Ideen schnell zu Papier, ohne tippen zu müssen – perfekt für lange Dokumente.
• Multitasking: Diktieren Sie Ihre Gedanken, während Sie andere Aufgaben erledigen, und steigern Sie so Ihre Effizienz.
• Sprachbefehle: Steuern Sie Satzzeichen, Formatierung und Navigation allein mit Ihrer Stimme.

Methode 1: Die integrierte Diktierfunktion von Microsoft Word nutzen

Der direkteste Weg zur Spracheingabe in Word ist die Funktion Diktieren, das integrierte Sprache-zu-Text-Tool von Microsoft. Laut Microsoft benötigt Diktieren ein Mikrofon und eine stabile Internetverbindung. Die Schaltfläche „Diktieren“ ist verfügbar, wenn Sie bei Microsoft 365 auf einem mikrofonfähigen Gerät angemeldet sind. Der grundlegende Arbeitsablauf ist in Word für Microsoft 365 unter Windows, Mac und im Web identisch.

So verwenden Sie Diktieren in Word

1. Öffnen Sie ein neues oder bestehendes Dokument in Word.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Start.
3. Klicken Sie auf Diktieren.
4. Warten Sie, bis sich die Diktier-Schaltfläche einschaltet und die Aufnahme beginnt.
5. Beginnen Sie zu sprechen; Ihre Worte erscheinen als Text auf der Seite.
6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie erneut auf Diktieren, um zu stoppen.

Wenn Sie lieber im Browser arbeiten, nutzt Word für das Web denselben Ablauf. Öffnen Sie ein Dokument in Word für das Web, gehen Sie auf Start, klicken Sie auf Diktieren, warten Sie auf das Startsignal und beginnen Sie zu sprechen. Das macht die Webversion besonders praktisch, wenn Sie Ihre Dateien bereits in OneDrive speichern und lieber im Browser als in der Desktop-App arbeiten.

Verwendung von Sprachbefehlen beim Diktieren

Diktieren kann mehr als nur Sprache in einfachen Text umzuwandeln. Microsoft unterstützt auch gesprochene Befehle für Satzzeichen, Bearbeitung, Navigation und Formatierung. Sie können beispielsweise „Punkt“, „Komma“ oder „Neue Zeile“ sagen. Ebenso funktionieren Befehle wie „Das löschen“, „Rückgängig“, „Das markieren“ sowie Formatierungsanweisungen wie „Fett“, „Kursiv“ oder „Aufzählungsliste erstellen“. Dies macht Diktieren nicht nur für den ersten Entwurf nützlich, sondern auch für die Überarbeitung und Formatierung während des Sprechens.

Methode 2: Das integrierte Transkribieren-Tool von Word nutzen

Wenn Sie bereits eine Aufnahme haben, ist Diktieren nicht immer das beste Werkzeug, da es für die Live-Eingabe konzipiert ist. In diesem Fall ist die Funktion Transkribieren von Microsoft die bessere Wahl. Laut Microsoft kann Transkribieren entweder Audio direkt in Word aufnehmen und im Hintergrund verarbeiten oder eine bereits aufgenommene Datei hochladen und in Text umwandeln.

So laden Sie Audio hoch und transkribieren es in Word

1. Melden Sie sich bei Microsoft 365 in Microsoft Edge oder Chrome an.
2. Öffnen Sie Word und gehen Sie zu Start > Diktieren > Transkribieren.
3. Wählen Sie im Bereich „Transkribieren“ die Option Audio hochladen.
4. Wählen Sie Ihre Datei aus. Laut Microsoft unterstützt Transkribieren derzeit die Formate .wav, .mp4, .m4a und .mp3.
5. Lassen Sie den Transkribieren-Bereich geöffnet, während Word die Datei verarbeitet.
6. Wenn das Transkript fertig ist, überprüfen Sie es im Fenster.
7. Fügen Sie das gesamte Transkript oder nur bestimmte Abschnitte in Ihr Dokument ein.

Microsoft gibt an, dass die hochgeladene oder aufgenommene Datei im Ordner Transcribed Files in OneDrive gespeichert wird und das Transkript mit dem Dokument verknüpft bleibt, sofern Sie es nicht entfernen. Sie können Transkriptabschnitte bearbeiten, Sprecher neu benennen und Teile oder den gesamten Text einfügen. Derzeit erlaubt Microsoft 365-Abonnenten das Transkribieren von bis zu 300 Minuten hochgeladenem Audio pro Monat.

Methode 3: Die Windows-Spracheingabe nutzen

Wenn Sie die integrierte Diktierfunktion von Word nicht nutzen möchten, bietet Windows eine Alternative. Die Windows-Spracheingabe funktioniert in allen Textfeldern unter Windows 10 und Windows 11. Wenn sich Ihr Cursor in einem Word-Dokument befindet, kann Windows für Sie schreiben, auch ohne dass Sie die Diktier-Schaltfläche von Word nutzen. Dieses Feature nutzt laut Microsoft die Online-Spracherkennung von Azure Speech Services.

So nutzen Sie die Windows-Spracheingabe in Word

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind und Ihr Mikrofon funktioniert.
3. Drücken Sie die Tastenkombination Windows + H.
4. Warten Sie auf den Hinweis „Sie werden angehört...“, bevor Sie zu sprechen beginnen.
5. Sprechen Sie deutlich, und Windows tippt den Text in das aktive Feld in Word.
6. Um zu stoppen, sagen Sie „Zuhören beenden“ oder klicken Sie auf das Mikrofonsymbol im Menü.

Auch Windows unterstützt Sprachbefehle während des Diktierens. Microsoft hebt insbesondere Befehle wie „Das löschen“ und „Das markieren“ hervor. Zudem kann durch Ändern der Eingabesprache die Spracheingabe in verschiedenen Sprachen genutzt werden. Dies ist eine gute Alternative, wenn Sie lieber auf Betriebssystemebene arbeiten.

Methode 4: Verwendung von Drittanbieter-Tools

Wenn Ihr Ausgangspunkt eine Aufnahme und kein Live-Diktat ist, kann ein Drittanbieter-Transkriptionstool praktischer sein als direkt in Word zu sprechen. Fish Audio ist hierfür ein Beispiel. Der Speech to Text Service ist darauf ausgelegt, Audio-Dateien hochzuladen und ein Transkript zu erhalten – ideal, um Meetings, Interviews, Vorlesungen oder Podcasts in bearbeitbaren Text für Word zu verwandeln. Fish Audio unterstützt laut eigenen Angaben Englisch, Mandarin, Kantonesisch, Japanisch und Koreanisch und erkennt mehrsprachige Audio-Inhalte (Code-Switching) automatisch. Das Tool ist für Langform-Audio optimiert und unterstützt gängige Formate wie MP3, WAV, FLAC, M4A und OGG.

So nutzen Sie Fish Audio für Ihren Word-Workflow

1. Gehen Sie zu Fish Audio und loggen Sie sich in Ihr Konto ein.
2. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf Speech to Text.
3. Laden Sie Ihre Audiodatei hoch. Der Web-Guide von Fish Audio listet explizit MP3, WAV und M4A im Schnellstart-Prozess auf.
4. Klicken Sie auf Transcribe.
5. Wenn das Transkript fertig ist, kopieren Sie den Text.
6. Fügen Sie ihn in Ihr Word-Dokument ein und bearbeiten Sie ihn dort weiter.

Fish Audio beschreibt dies als einen „Upload-First“-Transkriptions-Workflow, nicht als Live-Mikrofon-Button innerhalb von Word. Mit anderen Worten: Es eignet sich am besten, um aufgezeichnete Audiodaten zuerst in Text umzuwandeln und diesen dann für den Feinschliff, die Formatierung und die Endredaktion nach Word zu übertragen.

Fazit

Wenn Sie sprechen und den Text sofort im Dokument erscheinen sehen möchten, ist die integrierte Diktierfunktion von Word die direkteste Wahl. Wenn Sie bereits eine Aufnahme haben und im Microsoft-Ökosystem bleiben möchten, ist Transkribieren in Word der bessere integrierte Workflow. Für längere Aufnahmen und wenn Sie ein spezialisiertes, upload-basiertes Transkriptionstool suchen, ist Fish Audio die passendere Lösung.