Cómo dictar documentos en Microsoft Word mediante el dictado por voz

Las palabras que más deseamos conservar suelen ser las que se desvanecen más rápido. Antes de que puedas organizar tus pensamientos, antes de que empieces a escribir, el siguiente punto ya se ha ido.

Cuando intentas escuchar y escribir al mismo tiempo, tu cerebro no está haciendo ambas cosas realmente. Está alternando entre las dos, luchando por el mismo pozo limitado de atención.

Cuanto más te esfuerzas por capturar cada palabra, menos entiendes en realidad.

En una conversación importante, en los años que pasamos aprendiendo, en nuestras breves y apresuradas vidas, ¿cuántas palabras dichas una sola vez seguiremos perdiendo?

La mejor solución es dejar de escribir con las manos por completo. Microsoft Word tiene una función de entrada de voz integrada que te permite concentrarte en escuchar y pensar, mientras se encarga de la escritura.

Esta guía te explicará cómo usar la función de voz a texto en Word, para que lo que tus oídos escuchan se convierta en lo que tu documento conserva.

Por qué usar voz a texto en Word

Antes de profundizar en los pasos, exploremos por qué usar voz a texto en Word puede ser tan beneficioso:

• Escritura con manos libres: Ideal para personas con limitaciones físicas o para cualquiera que prefiera hablar en lugar de escribir.
• Productividad mejorada: Plasma tus ideas rápidamente sin necesidad de teclear, perfecto para redactar documentos largos.
• Multitarea: Dicta tus pensamientos mientras trabajas en otras tareas, aumentando la eficiencia.
• Comandos de voz: Controla la puntuación, el formato y la navegación solo con tu voz.

Método 1: Usar la función Dictar integrada de Microsoft Word

La forma más directa de realizar el dictado por voz en Word es usar Dictar, la herramienta de voz a texto integrada de Microsoft. Microsoft indica que Dictar funciona con un micrófono y una conexión a Internet estable, y el botón Dictar está disponible cuando has iniciado sesión en Microsoft 365 en un dispositivo con micrófono habilitado. El mismo flujo de trabajo básico se aplica en Word para Microsoft 365 en Windows, Word para Microsoft 365 para Mac y Word para la web.

Cómo usar Dictar en Word

1. Abre un documento nuevo o existente en Word.
2. Ve a la pestaña Inicio.
3. Haz clic en Dictar.
4. Espera a que el botón Dictar se active y empiece a escuchar.
5. Empieza a hablar y tus palabras aparecerán en la página como texto.
6. Cuando hayas terminado, haz clic en Dictar de nuevo para detenerte.

Si prefieres trabajar en un navegador, Word para la web utiliza el mismo flujo básico. Abre un documento en Word para la web, ve a Inicio, haz clic en Dictar, espera a que Word empiece a escuchar y luego comienza a hablar. Esto hace que la versión web sea fácil de usar si ya guardas tus archivos en OneDrive y quieres trabajar desde un navegador en lugar de la aplicación de escritorio.

Uso de comandos de voz con Dictar

Dictar hace más que convertir el habla en texto sin formato. Microsoft también admite comandos de voz para puntuación, edición, navegación y formato. Por ejemplo, puedes decir “punto” para insertar un punto, “coma” para insertar una coma y “nueva línea” para pasar a la siguiente línea. También puedes usar comandos como “eliminar eso”, “deshacer”, “seleccionar eso” y comandos de formato como “negrita”, “cursiva” o “crear lista de viñetas”. Esto hace que Dictar sea útil no solo para redactar, sino también para limpiar y dar formato al texto sobre la marcha.

Método 2: Usar la herramienta Transcribir integrada de Word

Si ya tienes una grabación, Dictar no siempre es la mejor herramienta, ya que está diseñado para la entrada de voz en vivo. En ese caso, la función Transcribir de Microsoft es la mejor opción integrada. Microsoft explica que Transcribir puede grabar audio directamente en Word y transcribirlo en segundo plano, o permitirte subir un archivo pregrabado y convertirlo en texto.

Cómo subir audio y transcribirlo en Word

1. Inicia sesión en Microsoft 365 en Microsoft Edge o Chrome.
2. Abre Word y ve a Inicio > Dictar > Transcribir.
3. En el panel de Transcribir, selecciona Cargar audio.
4. Elige tu archivo. Microsoft indica que Transcribir admite actualmente .wav, .mp4, .m4a y .mp3.
5. Mantén abierto el panel de Transcribir mientras Word procesa el archivo.
6. Cuando la transcripción esté lista, revísala en el panel.
7. Agrega la transcripción completa o secciones seleccionadas a tu documento.

Microsoft también señala que el archivo cargado o grabado se guarda en la carpeta Transcribed Files en OneDrive, y la transcripción permanece adjunta al documento a menos que la elimines. Puedes editar secciones de la transcripción, volver a etiquetar a los interlocutores e insertar la transcripción completa o solo partes seleccionadas en el documento. Actualmente, Microsoft permite a los suscriptores de Microsoft 365 transcribir hasta 300 minutos de audio cargado al mes.

Método 3: Usar el Dictado por voz de Windows

Si no deseas usar el motor de dictado integrado de Word, Windows ofrece otra ruta. El Dictado por voz de Microsoft funciona en los campos de texto de Windows 10 y Windows 11, por lo que si el cursor está dentro de un documento de Word, Windows puede escribir en Word por ti, aunque no estés usando el botón Dictar de Word. Microsoft indica que esta función utiliza el reconocimiento de voz en línea potenciado por los servicios de Azure Speech.

Cómo usar el Dictado por voz de Windows en Word

1. Abre tu documento de Word y coloca el cursor donde quieras que vaya el texto.
2. Asegúrate de estar conectado a Internet y de que tu micrófono funcione.
3. Presiona Windows + H en tu teclado.
4. Espera a que aparezca el mensaje “Escuchando...” antes de empezar a hablar.
5. Habla con claridad y Windows escribirá en el campo de texto activo en Word.
6. Para detenerte, di “Dejar de escuchar” o haz clic en el botón del micrófono en el menú de dictado por voz.

Windows también admite comandos de voz mientras dictas. Microsoft menciona específicamente comandos como “eliminar eso” y “seleccionar eso”, y admite el cambio de idiomas de dictado por voz al cambiar el idioma de entrada actual. Esto lo convierte en una buena alternativa si prefieres trabajar a nivel del sistema operativo en lugar de depender de la propia herramienta de voz de Word.

Método 4: Uso de herramientas de terceros

Si tu punto de partida es una grabación en lugar de un dictado en vivo, una herramienta de transcripción de terceros puede ser más práctica que hablar directamente en Word. Fish Audio es un ejemplo. Su servicio de Speech to Text se basa en subir audio y recibir una transcripción, por lo que se adapta mejor cuando quieres convertir una reunión, entrevista, clase o podcast en texto editable para Word. Fish Audio indica que su reconocimiento de voz admite inglés, mandarín, cantonés, japonés y coreano, y puede manejar audio multilingüe con cambio de código automáticamente. También señala que la herramienta está diseñada para audio de larga duración y admite los formatos principales, incluidos MP3, WAV, FLAC, M4A y OGG.

Cómo usar Fish Audio para un flujo de trabajo en Word

1. Ve a Fish Audio e inicia sesión en tu cuenta.
2. En tu panel de control, haz clic en Speech to Text.
3. Sube tu archivo de audio. La guía web de Fish Audio enumera específicamente MP3, WAV y M4A en el flujo de inicio rápido.
4. Haz clic en Transcribe.
5. Cuando la transcripción esté lista, copia el texto.
6. Pégalo en tu documento de Word y edítalo allí.

Fish Audio describe esto como un flujo de trabajo de transcripción de carga primero, no como un botón de micrófono en vivo dentro de Word. En otras palabras, es ideal para convertir primero audio grabado en texto y luego trasladar ese texto a Word para su limpieza, formato y edición final.

Conclusión

Si quieres hablar y ver el texto aparecer inmediatamente dentro del documento, el Dictado integrado de Word es la opción más directa. Si ya tienes una grabación y quieres permanecer dentro del ecosistema de Microsoft, Transcribir en Word es el mejor flujo de trabajo integrado. Y si estás trabajando con grabaciones más largas y quieres una herramienta de transcripción basada en la carga de archivos, Fish Audio es la opción más natural.