Comment dicter des documents dans Microsoft Word grâce à la saisie vocale

Les mots que nous voulons le plus retenir sont toujours les premiers à s'échapper. Avant même de pouvoir organiser vos pensées, avant de commencer à taper, l'idée suivante a déjà disparu.

Lorsque vous essayez d'écouter et de taper en même temps, votre cerveau ne fait pas réellement les deux. Il passe de l'un à l'autre, puisant dans le même réservoir limité d'attention.

Plus vous essayez de capturer chaque mot, moins vous comprenez réellement.

Dans une conversation importante, au cours des années passées à apprendre, dans nos vies brèves et pressées, combien de mots prononcés une seule et unique fois continueront de nous échapper ?

La meilleure solution est de confier la saisie à une machine. Microsoft Word dispose d'une fonction de saisie vocale intégrée qui vous permet de vous concentrer sur l'écoute et la réflexion, pendant qu'il se charge de l'écriture.

Ce guide vous accompagnera dans l'utilisation de la reconnaissance vocale dans Word, afin que ce que vos oreilles entendent devienne ce que votre document conserve.

Pourquoi utiliser la reconnaissance vocale dans Word

Avant de passer aux étapes, explorons pourquoi l'utilisation de la reconnaissance vocale dans Word peut être si bénéfique :

• Rédaction mains libres : Idéal pour les personnes ayant des limitations physiques ou pour quiconque préfère parler plutôt que taper.
• Productivité accrue : Notez vos idées rapidement sans avoir besoin de taper, parfait pour la rédaction de longs documents.
• Multitâche : Dictez vos pensées tout en travaillant sur d'autres tâches, augmentant ainsi votre efficacité.
• Commandes vocales : Contrôlez la ponctuation, la mise en forme et la navigation par la simple force de votre voix.

Méthode 1 : Utiliser la fonction Dicter intégrée de Microsoft Word

Le moyen le plus direct de faire de la saisie vocale dans Word est d'utiliser Dicter, l'outil de reconnaissance vocale intégré de Microsoft. Selon Microsoft, Dicter fonctionne avec un microphone et une connexion Internet fiable, et le bouton Dicter est disponible lorsque vous êtes connecté à Microsoft 365 sur un appareil équipé d'un micro. Le même flux de travail s'applique à Word pour Microsoft 365 sur Windows, Word pour Microsoft 365 pour Mac et Word pour le Web.

Comment utiliser la fonction Dicter dans Word

1. Ouvrez un nouveau document ou un document existant dans Word.
2. Allez dans l'onglet Accueil.
3. Cliquez sur Dicter.
4. Attendez que le bouton Dicter s'active et commence l'écoute.
5. Commencez à parler, et vos mots apparaîtront sur la page sous forme de texte.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez à nouveau sur Dicter pour arrêter.

Si vous préférez travailler dans un navigateur, Word pour le Web utilise le même principe. Ouvrez un document dans Word pour le Web, allez dans Accueil, cliquez sur Dicter, attendez que Word commence l'écoute, puis commencez à parler. Cela rend la version Web facile à utiliser si vous stockez déjà vos fichiers dans OneDrive et que vous souhaitez travailler depuis un navigateur plutôt que depuis l'application de bureau.

Utiliser les commandes vocales avec Dicter

Dicter fait plus que transformer la parole en texte brut. Microsoft prend également en charge les commandes vocales pour la ponctuation, l'édition, la navigation et la mise en forme. Par exemple, vous pouvez dire « point » pour insérer un point, « virgule » pour insérer une virgule, et « nouvelle ligne » pour passer à la ligne suivante. Vous pouvez également utiliser des commandes telles que « supprimer cela », « annuler », « sélectionner cela », ainsi que des commandes de mise en forme comme « gras », « italique » ou « créer une liste à puces ». Cela rend Dicter utile non seulement pour la rédaction, mais aussi pour le nettoyage et la mise en forme du texte au fur et à mesure.

Méthode 2 : Utiliser l'outil de transcription intégré de Word

Si vous avez déjà un enregistrement, Dicter n'est pas toujours l'outil idéal, car il est conçu pour une entrée vocale en direct. Dans ce cas, la fonction Transcrire de Microsoft est la meilleure option intégrée. Microsoft explique que Transcrire peut soit enregistrer l'audio directement dans Word et le transcrire en arrière-plan, soit vous permettre de télécharger un fichier pré-enregistré et de le transformer en texte.

Comment télécharger de l'audio et le transcrire dans Word

1. Connectez-vous à Microsoft 365 dans Microsoft Edge ou Chrome.
2. Ouvrez Word et allez dans Accueil > Dicter > Transcrire.
3. Dans le volet Transcrire, sélectionnez Charger un fichier audio.
4. Choisissez votre fichier. Microsoft indique que Transcrire prend actuellement en charge les formats .wav, .mp4, .m4a et .mp3.
5. Laissez le volet Transcrire ouvert pendant que Word traite le fichier.
6. Lorsque la transcription est prête, examinez-la dans le volet.
7. Ajoutez l'intégralité de la transcription ou des sections sélectionnées dans votre document.

Microsoft précise également que le fichier téléchargé ou enregistré est stocké dans le dossier Transcribed Files dans OneDrive, et que la transcription reste attachée au document à moins que vous ne la supprimiez. Vous pouvez modifier des sections de la transcription, renommer les locuteurs et insérer soit la transcription complète, soit seulement des parties sélectionnées dans le document. Microsoft permet actuellement aux abonnés Microsoft 365 de transcrire jusqu'à 300 minutes d'audio téléchargé par mois.

Méthode 3 : Utiliser la saisie vocale de Windows

Si vous ne souhaitez pas utiliser le moteur de dictée intégré de Word, Windows offre une autre voie. La saisie vocale de Microsoft fonctionne dans tous les champs de texte sur Windows 10 et Windows 11. Ainsi, si votre curseur se trouve à l'intérieur d'un document Word, Windows peut taper dans Word pour vous, même si vous n'utilisez pas le bouton Dicter de Word. Microsoft indique que cette fonctionnalité utilise la reconnaissance vocale en ligne alimentée par les services Azure Speech.

Comment utiliser la saisie vocale Windows dans Word

1. Ouvrez votre document Word et placez votre curseur là où vous souhaitez que le texte apparaisse.
2. Assurez-vous d'être connecté à Internet et que votre microphone fonctionne.
3. Appuyez sur Windows + H sur votre clavier.
4. Attendez le message « À l'écoute... » avant de commencer à parler.
5. Parlez clairement, et Windows tapera dans le champ de texte actif dans Word.
6. Pour arrêter, dites « Arrêter l'écoute » ou cliquez sur le bouton du microphone dans le menu de saisie vocale.

Windows prend également en charge les commandes vocales pendant que vous dictez. Microsoft mentionne spécifiquement des commandes telles que « supprimer cela » et « sélectionner cela », et il permet de changer de langue de saisie vocale en modifiant la langue d'entrée actuelle. Cela en fait une bonne alternative si vous préférez travailler au niveau du système d'exploitation plutôt que de dépendre de l'outil vocal propre à Word.

Méthode 4 : Utiliser des outils tiers

Si votre point de départ est un enregistrement plutôt qu'une dictée en direct, un outil de transcription tiers peut être plus pratique que de parler directement dans Word. Fish Audio en est un exemple. Son service de reconnaissance vocale (Speech to Text) est conçu pour le téléchargement d'audio et l'obtention d'une transcription ; il convient donc parfaitement lorsque vous souhaitez transformer une réunion, un entretien, une conférence ou un podcast en texte éditable pour Word. Fish Audio indique que sa reconnaissance vocale prend en charge l'anglais, le mandarin, le cantonais, le japonais et le coréen, et qu'il peut gérer automatiquement l'audio multilingue avec changement de langue (code-switching). L'outil est conçu pour l'audio de longue durée et prend en charge les principaux formats, notamment MP3, WAV, FLAC, M4A et OGG.

Comment utiliser Fish Audio pour un flux de travail Word

1. Allez sur Fish Audio et connectez-vous à votre compte.
2. Dans votre tableau de bord, cliquez sur Speech to Text.
3. Téléchargez votre fichier audio. Le guide Web de Fish Audio liste spécifiquement les formats MP3, WAV et M4A dans le flux de démarrage rapide.
4. Cliquez sur Transcribe.
5. Lorsque la transcription est prête, copiez le texte.
6. Collez-le dans votre document Word et éditez-le là-bas.

Fish Audio décrit cela comme un flux de travail de transcription basé d'abord sur le téléchargement, et non comme un bouton de micro en direct à l'intérieur de Word. En d'autres termes, il est préférable de convertir d'abord l'audio enregistré en texte, puis de déplacer ce texte vers Word pour le nettoyage, la mise en forme et l'édition finale.

Conclusion

Si vous voulez parler et voir le texte apparaître immédiatement à l'intérieur du document, Dicter intégré à Word est le choix le plus direct. Si vous avez déjà un enregistrement et que vous souhaitez rester dans l'écosystème Microsoft, Transcrire dans Word est le meilleur flux de travail intégré. Et si vous travaillez avec des enregistrements plus longs et souhaitez un outil de transcription basé sur le téléchargement, Fish Audio est une solution plus naturelle.