Как диктовать документы в Microsoft Word с помощью голосового ввода

Слова, которые мы больше всего хотим сохранить, всегда улетучиваются быстрее всего. Прежде чем вы успеете упорядочить свои мысли или начать печатать, следующая идея уже исчезает.

Когда вы пытаетесь слушать и печатать одновременно, ваш мозг на самом деле не делает и то, и другое. Он переключается между этими задачами, борясь за один и тот же ограниченный ресурс внимания.

Чем усерднее вы пытаетесь зафиксировать каждое слово, тем меньше вы понимаете на самом деле.

В разговоре, который имел значение, в годы, потраченные на обучение, в нашей короткой и поспешной жизни, сколько слов, сказанных лишь однажды, мы продолжаем упускать?

Лучшее решение — полностью освободить руки от печати. В Microsoft Word есть встроенный голосовой ввод, который позволяет вам сосредоточиться на прослушивании и размышлении, пока программа берет на себя написание текста.

Это руководство расскажет вам, как использовать функцию преобразования речи в текст в Word, чтобы то, что слышат ваши уши, сохранялось в вашем документе.

Почему стоит использовать преобразование речи в текст в Word

Прежде чем мы перейдем к шагам, давайте разберем, почему использование преобразования речи в текст в Word может быть столь полезным:

• Письмо без участия рук: Идеально подходит для людей с физическими ограничениями или для тех, кто предпочитает говорить, а не печатать.
• Повышенная продуктивность: Быстро фиксируйте свои идеи без необходимости печатать, что идеально подходит для написания длинных документов.
• Многозадачность: Диктуйте свои мысли, работая над другими задачами, повышая эффективность.
• Голосовые команды: Управляйте пунктуацией, форматированием и навигацией только с помощью голоса.

Способ 1: Использование встроенной функции «Диктовать» в Microsoft Word

Самый прямой способ голосового ввода в Word — использовать Диктовать (Dictate), встроенный инструмент Microsoft для преобразования речи в текст. Microsoft заявляет, что функция «Диктовать» работает с микрофоном и стабильным интернет-соединением, а кнопка «Диктовать» доступна, когда вы вошли в Microsoft 365 на устройстве с поддержкой микрофона. Один и тот же базовый рабочий процесс применяется в Word для Microsoft 365 на Windows, Word для Microsoft 365 для Mac и в Word для веба.

Как использовать функцию «Диктовать» в Word

1. Откройте новый или существующий документ в Word.
2. Перейдите на вкладку Главная.
3. Нажмите Диктовать.
4. Подождите, пока кнопка «Диктовать» включится и начнет прослушивание.
5. Начните говорить, и ваши слова будут появляться на странице в виде текста.
6. Когда закончите, нажмите Диктовать еще раз, чтобы остановить запись.

Если вы предпочитаете работать в браузере, Word для веба использует тот же базовый процесс. Откройте документ в Word для веба, перейдите в раздел Главная, нажмите Диктовать, подождите, пока Word начнет слушать, а затем начните говорить. Это делает веб-версию удобной, если вы уже храните свои файлы в OneDrive и хотите работать из браузера, а не из настольного приложения.

Использование голосовых команд при диктовке

Функция «Диктовать» делает больше, чем просто превращает речь в обычный текст. Microsoft также поддерживает голосовые команды для пунктуации, редактирования, навигации и форматирования. Например, вы можете сказать «точка», чтобы вставить точку, «запятая», чтобы вставить запятую, и «новая строка», чтобы перейти к следующей строке. Вы также можете использовать такие команды, как «удалить это», «отменить», «выделить это», а также команды форматирования, такие как «жирный», «курсив» или «создать маркированный список». Это делает функцию «Диктовать» полезной не только для черновиков, но и для очистки и форматирования текста в процессе работы.

Способ 2: Использование встроенного инструмента «Транскрибировать» в Word

Если у вас уже есть запись, «Диктовать» — не всегда лучший инструмент, так как он предназначен для живого голосового ввода. В этом случае лучшим встроенным вариантом является функция Microsoft Транскрибировать (Transcribe). Microsoft поясняет, что функция «Транскрибировать» может либо записывать звук непосредственно в Word и транскрибировать его в фоновом режиме, либо позволять вам загружать предварительно записанный файл и превращать его в текст.

Как загрузить аудио и транскрибировать его в Word

1. Войдите в Microsoft 365 в Microsoft Edge или Chrome.
2. Откройте Word и перейдите в Главная > Диктовать > Транскрибировать.
3. На панели «Транскрибировать» выберите Загрузить аудио.
4. Выберите ваш файл. Microsoft заявляет, что функция транскрибации в настоящее время поддерживает форматы .wav, .mp4, .m4a и .mp3.
5. Держите панель «Транскрибировать» открытой, пока Word обрабатывает файл.
6. Когда расшифровка будет готова, просмотрите ее на панели.
7. Добавьте всю расшифровку или выбранные разделы в свой документ.

Microsoft также сообщает, что загруженный или записанный файл сохраняется в папке Transcribed Files в OneDrive, а расшифровка остается прикрепленной к документу, пока вы ее не удалите. Вы можете редактировать разделы расшифровки, изменять имена спикеров и вставлять в документ как всю расшифровку, так и ее части. В настоящее время Microsoft позволяет подписчикам Microsoft 365 транскрибировать до 300 минут загруженного аудио в месяц.

Способ 3: Использование голосового ввода Windows

Если вы не хотите использовать встроенный движок диктовки Word, Windows предлагает другой путь. Функция Голосовой ввод (Voice typing) от Microsoft работает во всех текстовых полях в Windows 10 и Windows 11. Таким образом, если ваш курсор находится внутри документа Word, Windows может печатать в Word за вас, даже если вы не используете кнопку «Диктовать» в самой программе. Microsoft заявляет, что эта функция использует онлайн-распознавание речи на базе служб Azure Speech.

Как использовать голосовой ввод Windows в Word

1. Откройте документ Word и поместите курсор там, где должен появиться текст.
2. Убедитесь, что вы подключены к Интернету и ваш микрофон работает.
3. Нажмите клавиши Windows + H на клавиатуре.
4. Дождитесь подсказки «Слушаю...», прежде чем начать говорить.
5. Говорите четко, и Windows будет вводить текст в активное текстовое поле в Word.
6. Чтобы остановить ввод, скажите «Перестать слушать» или нажмите кнопку микрофона в меню голосового ввода.

Windows также поддерживает голосовые команды во время диктовки. Microsoft особо отмечает такие команды, как «удалить это» и «выделить это», а также поддерживает переключение языков голосового ввода путем смены текущего языка ввода. Это делает функцию хорошей альтернативой, если вам удобнее работать на уровне операционной системы, а не полагаться на собственный инструмент Word.

Способ 4: Использование сторонних инструментов

Если вашей отправной точкой является запись, а не живая диктовка, сторонний инструмент транскрибации может оказаться более практичным, чем диктовка непосредственно в Word. Fish Audio — один из таких примеров. Его сервис «Речь в текст» (Speech to Text) ориентирован на загрузку аудио и получение расшифровки, поэтому он лучше всего подходит, когда вы хотите превратить встречу, интервью, лекцию или подкаст в редактируемый текст для Word. Fish Audio заявляет, что распознавание речи поддерживает английский, китайский (мандарин), кантонский диалект, японский и корейский языки, а также может автоматически обрабатывать многоязычное аудио с переключением кодов. Также сообщается, что инструмент предназначен для длинных аудиозаписей и поддерживает основные форматы, включая MP3, WAV, FLAC, M4A и OGG.

Как использовать Fish Audio в рабочем процессе с Word

1. Перейдите на сайт Fish Audio и войдите в свой аккаунт.
2. В панели управления нажмите Speech to Text.
3. Загрузите аудиофайл. В кратком руководстве Fish Audio на сайте указаны форматы MP3, WAV и M4A.
4. Нажмите Transcribe.
5. Когда расшифровка будет готова, скопируйте текст.
6. Вставьте его в документ Word и отредактируйте там.

Fish Audio описывает это как процесс транскрибации «сначала загрузка», а не кнопку живого микрофона внутри Word. Другими словами, лучше сначала конвертировать записанное аудио в текст, а затем перенести этот текст в Word для доработки, форматирования и окончательного редактирования.

Заключение

Если вы хотите говорить и сразу видеть текст в документе, встроенная функция Диктовать в Word — самый прямой выбор. Если у вас уже есть запись и вы хотите остаться в экосистеме Microsoft, лучше всего подойдет функция Транскрибировать в Word. А если вы работаете с длинными записями и вам нужен специализированный инструмент для транскрибации на основе загрузки файлов, Fish Audio подойдет вам больше.