如何在 Microsoft Word 中使用语音键入听写文档

我们最想留住的话语往往消逝得最快。在你组织好思绪、开始动笔之前，下一个灵感可能已经稍纵即逝。

当你尝试边听边打字时，你的大脑并不是真的在同时处理这两件事。它是在两者之间切换，争夺有限的注意力资源。

你越是努力捕捉每一个字，你实际理解的内容就越少。

在重要的对话中，在漫长的求学岁月里，在我们匆忙而短暂的一生中，有多少只说过一次且仅说一次的话语，我们将永远错过？

最好的解决方案是将打字工作完全交出去。Microsoft Word 内置了语音输入功能，让你能够专注于倾听和思考，而由它来负责记录。

本指南将引导你如何在 Word 中使用语音转文本功能，让你耳中所闻皆能化为文档所记。

为什么在 Word 中使用语音转文本

在深入了解具体步骤之前，让我们先探讨一下在 Word 中使用语音转文本的益处：

• 免打字写作：非常适合身体残障人士或任何更喜欢说话而非打字的人。
• 提高效率：无需打字即可快速记录想法，非常适合编写长文档。
• 多任务处理：在处理其他任务时口述想法，提高效率。
• 语音命令：只需语音即可控制标点符号、格式和导航。

方法 1：使用 Microsoft Word 内置的“听写”功能

在 Word 中进行语音键入最直接的方法是使用 听写 (Dictate)，这是 Microsoft 内置的语音转文本工具。Microsoft 表示，听写功能需要麦克风和可靠的互联网连接，当你登录已启用麦克风设备的 Microsoft 365 时，“听写”按钮将变为可用。相同的基本工作流程适用于 Windows 版 Word for Microsoft 365、Mac 版 Word for Microsoft 365 以及网页版 Word。

如何在 Word 中使用听写功能

1. 在 Word 中打开一个新文档或现有文档。
2. 转到 开始 (Home) 选项卡。
3. 点击 听写 (Dictate)。
4. 等待“听写”按钮开启并开始倾听。
5. 开始说话，你的话语将作为文本出现在页面上。
6. 完成后，再次点击 听写 (Dictate) 即可停止。

如果你更喜欢在浏览器中工作，网页版 Word 使用相同的基本流程。在网页版 Word 中打开文档，转到 开始，点击 听写，等待 Word 开始倾听，然后开始说话。如果你已将文件存储在 OneDrive 中，并希望通过浏览器而非桌面应用进行工作，那么网页版非常易于使用。

在听写中使用语音命令

听写功能不仅仅是将语音转换为纯文本。Microsoft 还支持标点、编辑、导航和格式化的语音命令。例如，你可以说 “句号” 或 “点” 来插入句号，说 “逗号” 来插入逗号，说 “换行” 来移动到下一行。你还可以使用诸如 “删除那个”、“撤销”、“选择那个” 等命令，以及 “加粗”、“倾斜” 或 “创建项目符号列表” 等格式化命令。这使得听写不仅适用于起草，还适用于随写随改的文本清理和格式化。

方法 2：使用 Word 内置的“转录”工具

如果你已经有了录音，听写功能并不总是最佳工具，因为听写是为实时语音输入设计的。在这种情况下，Microsoft 的 转录 (Transcribe) 功能是更好的内置选择。Microsoft 说明，转录功能既可以直接在 Word 中录制音频并在后台进行转录，也可以让你上传预录的文件并将其转换为文本。

如何在 Word 中上传音频并进行转录

1. 在 Microsoft Edge 或 Chrome 浏览器中登录 Microsoft 365。
2. 打开 Word 并转到 开始 > 听写 > 转录。
3. 在转录窗格中，选择 上传音频。
4. 选择你的文件。Microsoft 表示，转录目前支持 .wav, .mp4, .m4a, 和 .mp3 格式。
5. 在 Word 处理文件期间，请保持转录窗格处于打开状态。
6. 转录就绪后，在窗格中进行查看。
7. 将完整转录或选定部分添加到你的文档中。

Microsoft 还表示，上传或录制的文件存储在 OneDrive 的 Transcribed Files 文件夹中，除非你将其删除，否则转录内容将一直附在文档上。你可以编辑转录部分、重新标注发言人，并将整个转录或仅选定部分插入文档。Microsoft 目前允许 Microsoft 365 订阅者每月转录最多 300 分钟的上传音频。

方法 3：使用 Windows 语音键入

如果你不想使用 Word 内置的听写引擎，Windows 提供了另一种途径。Microsoft 的 语音键入 (Voice typing) 可在 Windows 10 和 Windows 11 的文本字段中运行，因此只要你的光标位于 Word 文档内，即使你不使用 Word 的“听写”按钮，Windows 也可以为你键入。Microsoft 表示此功能使用由 Azure Speech 服务提供支持的在线语音识别。

如何在 Word 中使用 Windows 语音键入

1. 打开 Word 文档，将光标放在你想要输入文本的位置。
2. 确保你已连接到互联网且麦克风工作正常。
3. 按键盘上的 Windows + H。
4. 等待 “正在聆听...” 提示出现后再开始说话。
5. 清晰地说话，Windows 将在 Word 的活动文本字段中键入内容。
6. 要停止，请说 “停止聆听” 或点击语音键入菜单中的麦克风按钮。

Windows 在你听写时也支持语音命令。Microsoft 特别提到了 “删除那个” 和 “选择那个” 等命令，并且它支持通过更改当前输入语言来切换语音键入语言。如果你喜欢在操作系统层面工作，而不是依赖 Word 自身的语音工具，那么这是一个很好的替代方案。

方法 4：使用第三方工具

如果你的起点是录音而非实时听写，第三方转录工具可能比直接对 Word 说话更实用。Fish Audio 就是一个例子。其语音转文本 (Speech to Text) 服务围绕上传音频并获取转录结果而构建，因此当你想要将会议、访谈、讲座或播客转换为 Word 可编辑文本时，它最为合适。Fish Audio 表示其语音识别支持 英语、中文普通话、粤语、日语和韩语，并且可以自动处理带有语码转换（如中英夹杂）的多语言音频。它还表示该工具专为长音频设计，支持包括 MP3、WAV、FLAC、M4A 和 OGG 在内的主要格式。

如何将 Fish Audio 用于 Word 工作流

1. 访问 Fish Audio 并登录你的账户。
2. 在你的仪表板中，点击 语音转文本 (Speech to Text)。
3. 上传你的音频文件。Fish Audio 的网页指南在快速入门流程中列出了 MP3, WAV, 和 M4A。
4. 点击 转录。
5. 转录就绪后，复制文本。
6. 将其粘贴到你的 Word 文档中并在那里进行编辑。

Fish Audio 将此描述为“上传优先”的转录工作流，而不是 Word 内部的实时麦克风按钮。换句话说，它最适合先将录音转换为文本，然后再将该文本移动到 Word 中进行清理、格式化和最终编辑。

结论

如果你想通过说话立即看到文本出现在文档中，Word 内置的“听写”功能是最直接的选择。如果你已经有了录音并想留在 Microsoft 生态系统中，Word 中的“转录”功能是更好的内置工作流。而如果你正在处理较长的录音并想要一个基于上传的转录工具，Fish Audio 会是更自然的选择。